交換留学出発までの手続きをすべてまとめました。
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交換留学の手続きについて知っておくことで、交換留学の申請やその後の動き方についてある程度予測ができるかと思います。ここでの手続きの順番は上海交通大学での行程です。留学先大学によって手続きの順序や必要な行程が異なりますが、おおよその流れは同じですので参考までにどうぞ。
1.交換留学先を決める 交換留学応募の1年前〜半年前
まずは、どこの国のどの大学に留学をするか決定する必要があります。自分の所属する大学の協定校を確認して検討しましょう。
漠然とアメリカに行きたい！カナダに行きたい！と思っていても、自分にはしっくりこないかもしれません。私も大学に入学した当初は、絶対に英語圏に留学するんだと決めていましたが、結果的に自分も驚く中国・上海を選択することになりました。
交換留学先を決めることは重要な要素なので、慎重に検討していきましょう。
2.交換留学に必要な語学要件を獲得する 交換留学応募の半年前〜1ヶ月前
交換留学には必要な語学要件が提示されています。留学志望先が決定したら、交換留学に必要な語学要件を獲得する行程へいきましょう。
TOEFLやIELTS・HSKなどは結果の返却までに時間がかかりますので、余裕を持った受験を。1度の受験でスコアを獲得するのは難しいので、何度も受験が必要であることを頭に入れておきましょう。
スコア獲得が交換留学への第一歩となります。
私はHSK5級で語学要件を満たしました。
3.交換留学に応募する 交換留学開始の1年前〜半年前
自分の所属大学の交換留学プログラムに応募します。大学によって募集時期が異なりますので、交換留学を希望する人は早め早めに情報収集を心がけてください。応募するときには、たくさんの書類が必要になります。
指導教員の先生の推薦書であったり、自分の志望動機書であったり…。アマゾンのプライム配送のようにはいかないので、必要な書類は早め早めに準備に取り掛かりましょう。私は指導教員の先生に計4回ほど推薦書を書いていただきました。
4.書類審査通過後、面接を受ける 書類審査通過後2週間〜4週間後
書類審査通過後は面接を受けます。集団面接であったり、個別の面接であったり形態は大学や渡航先によってさまざま。
交換留学に行かれた先輩や友人から内容や形態について情報をゲットしてください。
交換留学の面接でよく聞かれる質問リストを作成しました。
5.奨学金を申請する 交換留学決定後すぐ〜3ヶ月後
交換留学を対象とした奨学金に応募します。
私は、数ある奨学金制度の中から「業務スーパージャパンドリーム財団」様の奨学金に応募し、無事にいただくことができました。 留学の金銭的負担を軽くしてくれる給付型奨学金はたくさんあります。
派遣留学生決定後の時期に新たに書類を作成し、必要書類をかき集めるのは大変ですが、ここが踏ん張りどころです。がんばりましょう！
6.派遣先大学に出願する 交換留学決定後1ヶ月〜2ヶ月後
大学から派遣先大学へ推薦が完了したら、今度は自分で交換留学先の大学に出願します。ここでも集めなれけば、ならない書類が山ほどあるので早め早めに行動を。
7.派遣先大学から入学許可通知を受け取る 出願後2ヶ月〜4ヶ月後
出願した留学先から入学許可通知を受け取ります。これは多くの場合大学の窓口を通して行われますので、大学からの連絡を待っていれば大丈夫です。
上海交通大学の場合ですが、2月に出願を完了し、入学許可通知を受け取ったのは6月の上旬〜中旬にかけてでした。他大学に比べて到着がかなり遅かったので、心配しましたが上海交通大学は例年このくらいの時期のようです。
また、上海交通大学では入学許可通知が手元に届かないと次の手続きに移ることができませんので、届くまで気ままに待ちましょう。
8.寮の申請を行う 入学許可書受け取り後すぐ
入学許可書が到着しましたら、寮の申請を行います。大抵の場合は、交換留学生には寮が保証されています。また、保証されていなくてもオフキャンパスの手配があります。
しかし、私が留学する上海交通大学は交換留学生に寮が保証されておらず、オフキャンパスの斡旋もないので、過酷な寮申請でした。上海交通大学へ交換留学を考えている方は寮にご注意ください。
9.ビザの申請を行う 入学許可書受け取り後すぐ〜渡航1ヶ月前
入学許可書を受け取ったら、ビザの申請を行います。国によって自分で東京まで行かなければならなかったり、必要な書類が多かったりでこの時期はみんなあたふたしていました。ビザ申請に予約が必要な国もあるので、早め早めの行動を。
中国ビザに関しては、大阪のビザ申請センターで申請することができました。申請してから1週間ほどで受け取りもできました。
10.航空券を購入する 入学許可書受け取り後すぐ〜渡航1ヶ月前
現地大学のオリエンテーション日がわかり次第、航空券を予約します。航空券は出発が近づけば近づくほど価格が高騰するので、できるだけ早めに購入すると良いです。
1年以内の帰国であれば、往復で購入することもできるので、往復で購入するのもおすすめです。往復で購入した方が安くなります。
航空券の検索にはスカイスキャナー 
が便利です。
11.海外旅行保険に加入する 渡航1ヶ月前まで
ビザ取得完了・航空券取得が完了したら海外旅行保険に加入します。クレジットカードの保険があるからいいや〜と思わずに念のために必ず加入しておきましょう。
私は大学が提携している付帯海学を利用して、東京海上日動の海外旅行保険に加入しました。
12.現地保険に加入する 定められた期間に
現地保険に加入が必要な場合は、その国の指示通りに保険に加入します。
中国の場合は、加入の日程が定められており、オンラインで加入しました。1年で800RMBでした。
13.たびレジ登録・海外渡航届けを提出する 渡航2週間前まで
最後にたびレジに登録し、海外渡航届けを提出して交換留学出発までの手続きが完了です。
参考 たびレジ・海外渡航届け外務省HPまとめ
交換留学は出発までに多くの手続きが必要になります。これらの手続きを全て自分で、自己責任で行わなければなりません。
大変で難しそうだと思うかもしれませんが、留学へ出発した誰もが通過した道です。恐れず、早め早めから準備をして備えておけば大丈夫です。
勇気を持って一歩踏み出せば、交換留学も目の前です。
